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第1011章 高效秘诀（第1页）

周五晚上，我刚下班回到家，就接到了朋友赵阳的电话。电话那头的他，声音听起来有气无力的。

"喂，薇薇，你下班了吗？"赵阳的声音带着一丝疲惫。

"刚到家，怎么了？听你声音不太对。"我放下手里的包，走到沙发边坐下。

"别提了，今天又是兵荒马乱的一天。"赵阳叹了口气，"早上一到公司就被老板催着要报表，我刚打开电脑，客户电话就来了，聊了半个多小时。挂了电话想专心做报表，结果同事又过来问我借资料，一折腾就到中午了。下午人更多，办公室里吵吵闹闹的，我根本静不下心来，报表改了好几遍都不对，最后加班到现在才弄完。"

我听着他的抱怨，仿佛看到了他在办公室里手忙脚乱的样子："我懂我懂，这种被事情推着走的感觉最难受了。你是不是没给工作分个轻重缓急，所以一遇到突发情况就乱了阵脚？"

"分轻重缓急？"赵阳愣了一下，"我也想啊，但事情一来就扎堆，根本没时间想那么多。而且办公室里人来人往的，一会儿一个事，我根本没法专注。"

"这就是问题的关键了。"我身体微微前倾，对着电话说，"你不是没时间，而是没用好时间。我以前也跟你一样，每天忙得团团转，却没做成几件事。后来我总结了一个方法，就是根据环境来安排工作，效率一下子就提上来了。"

"根据环境安排工作？怎么安排？"赵阳的声音里充满了好奇。

"很简单，就是看人下菜碟。"我笑着说，"你想想，办公室里什么时候最安静？什么时候最吵？"

赵阳想了想："一般早上刚上班的时候人比较少，大家都在自己座位上忙着开电脑、收邮件，相对安静一些。到了上午十点多以后，人就多起来了，有人走动，有人聊天，还有人打电话，特别吵。下午也差不多，只有快下班的时候才会稍微安静一点。"

"对！就是这个规律。"我兴奋地说，"你就可以利用这个规律来安排你的工作。把需要高度专注的任务，放在人少、安静的时候做；把可以分心的任务，放在人多、嘈杂的时候做。这样一来，你就不会因为环境干扰而浪费时间了。"

赵阳还是有点不明白："我不太清楚哪些任务需要高度专注，哪些可以分心。你能给我举个例子吗？"

"当然可以！"我给他整理了一份任务分类清单，"你听好了，像打电话、做复杂报表、写重要邮件、进行头脑风暴这些任务，都需要你全神贯注，不能有任何干扰。这些就是需要高度专注的任务，应该放在早上刚上班或者下午快下班的时候做。"

"而像整理文件、回复常规消息、练字、做题这些任务，不需要你一直盯着，可以随时暂停和恢复，就可以放在人多、嘈杂的时候做。这样既能利用碎片时间，又不会影响主要工作。"

赵阳恍然大悟："哦！我明白了！我今天就是把打电话和做报表这两个需要专注的任务混在一起做了，结果电话一接，思路就断了，报表改了半天都不对。要是我早上先把报表做完，再处理电话和其他杂事，肯定就不会这么狼狈了。"

"没错！"我肯定地说，"这就是优先级的问题。你得学会给你的工作排个队，让最重要、最需要专注的任务插队，先把它们做完。剩下的时间再处理那些不那么紧急的事。"

赵阳又问："那我每天早上一到公司就一头雾水，不知道该先做什么，你有什么办法能让我快速进入状态吗？"

"当然有！"我给他整理了一份每日工作启动清单，"你每天早上花5-10分钟，照着这个清单做一遍，保证你能快速进入工作状态。"

"第一步，快速回顾与规划。花2分钟时间，想想昨天有没有没完成的任务，再明确今天最重要的1-3件事是什么，把它们记在笔记本最显眼的位置。这样你就知道今天的目标是什么，不会跑偏。"

"第二步，环境准备。花2分钟整理一下你的桌面，把不需要的文件和杂物收起来，只留下今天要用的东西。然后打开电脑，登录工作软件，准备好笔和纸。一个干净整洁的工作环境，能让你的心情和效率都变好。"

"第三步，状态调整。花1分钟喝杯温水，做几次深呼吸，清空脑子里的杂念。告诉自己新的一天开始了，我准备好了，给自己积极的心理暗示。"

"第四步，确定第一件事。花1分钟评估一下办公室的环境，看看人多不多。然后根据你的任务分类清单，挑出今天的第一件事，马上开始做。别犹豫，一犹豫就容易拖延。"

赵阳听得很认真，在电话那头不停地点头："这个方法好！我明天早上就试试。每天花几分钟热身，总比一上来就手忙脚乱强。"

"可不是嘛！"我笑着说，"就像运动员上场前要热身一样，我们工作前也需要热身。这个启动清单，就是你的热身操，能帮你从休息模式快速切换到工作模式。"

赵阳又想起了什么："对了，我还有个问题。有时候我正在做一件需要专注的事，突然有人过来问我问题，或者老板临时安排了新任务，我该怎么办？总不能不理他们吧？"

"这确实是个头疼的问题。"我想了想，"你可以试试两分钟原则。如果别人问你的问题或者老板安排的新任务，两分钟内能解决，你就马上处理掉。比如同事问你借个资料，你花一分钟找到给他，不影响你接下来的工作。"

"但如果这个任务需要很长时间，比如让你写一份新的方案，你就可以跟对方说：我现在正在做报表，特别急，老板等着要。你这个方案能不能等我把报表弄完，大概一个小时后再跟你讨论？这样既尊重了对方，也给自己争取了专注的时间。"

赵阳恍然大悟："这个两分钟原则太实用了！我以前就是不管什么事都马上放下手里的活去做，结果自己的事被打断了好几次，效率特别低。以后我就用这个方法，学会说稍后，先把自己的正事做完。"

"对！你得学会管理别人的预期，而不是被别人的需求牵着鼻子走。"我鼓励他，"记住，你的时间和精力是有限的，只有把最重要的事放在第一位，才能真正提高效率。"

我们又聊了一会儿，赵阳的心情明显好了很多，声音也变得轻快起来："薇薇，真的太感谢你了！今天跟你聊完，我感觉茅塞顿开。以前总觉得自己忙得不可开交，却没什么成果，现在终于知道问题出在哪儿了。"

"不客气！"我笑着说，"能帮到你我也很开心。其实，高效工作不是靠拼命，而是靠方法。只要你掌握了正确的方法，合理安排时间，就能事半功倍，再也不用天天加班了。"

赵阳坚定地说："我明天就按照你说的方法来试试！先给工作分分类，再用那个启动清单热身，遇到突发情况就用两分钟原则处理。我就不信我不能把工作理顺了！"

"我相信你一定可以的！"我给他加油打气，"如果遇到什么问题，随时给我打电话。为了让你更好地坚持下去，要不要我帮你整理一份每周复盘清单？你每周五晚上花10分钟回顾一下这一周的工作情况，看看哪些方法好用，哪些需要改进，这样就能不断优化你的工作流程了。"

"好啊好啊！"赵阳高兴地说，"有了这个复盘清单，我就能知道自己的进步和不足，以后工作起来就更有方向了。薇薇，你真是我的效率小能手！"

挂了电话，我心里也很开心。其实，很多人都和赵阳一样，不是不努力，而是没找对方法。只要掌握了正确的时间管理技巧，合理安排工作，就能让工作变得轻松高效，不再被琐事困扰。

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